La reunión presencial, una nueva experiencia

La reunión presencial, una nueva experiencia

No escapa a nadie que las nuevas tecnologías han aportado una dimensión en la comunicación con nuestros clientes distinto a lo que había sido tradicional.

En los atributos de esta dimensión encontramos:

  • La inmediatez del mensaje entre ordenadores o dispositivos de movilidad
  • La riqueza de los contenidos con texto, imágenes, esquemas,…
  • El atractivo de los vídeos personales, producto o corporativos
  • La utilidad de ser consumidos cuando se tiene el tiempo necesario
  • No son invasivos en la administración de la agenda propia
  • Son interactivos en doble vía de comunicación
  • Enriquecidos con experiencias de otros iguales
  • La multidifusión del mensaje

Esto por lo que hace referencia a los atributos pero también encontramos nuevos canales:

  • Correo electrónico
  • Mensajes instantáneos
  • Web’s, Intranets, Blogs,…
  • RSS son las siglas de Really Simple Syndication, un formato XML para sindicar o compartir contenido en la web
  • Redes Sociales (Twitter, Facebook, Linkedin, Youtube,…)

Situado este escenario real pero de dimensión virtual ¿qué papel deben jugar las relaciones profesionales presenciales? ¿Qué códigos, contenidos, valores,… deben incorporar ahora estos encuentros presenciales?

Si llevo este análisis al terreno de desarrollo de negocio años atrás podemos recordar:

  • Los vendedores eran los portavoces del portfolio de la organización
  • Los técnicos eran los aplicadores de los procedimientos definidos
  • La postventa era la materialización de un servicio de tranquilidad

Hoy es fácil pensar que todo esto ha cambiado por un principio que subsiste en todos los ámbitos y que es “si es digitalizable que se digitalize” dando en consecuencia que:

  • Los productos no se expliquen, son encontrados
  • Los servicios no se defienden, se consumen
  • Las necesidades no se responden, se generan
  • La fidelidad no se justifica, se renueva minuto a minuto

Y ¿Qué queda de la visita, reunión, encuentro,… presencial? ¿Ha perdido importancia? ¿Cómo se redefine?

Particularmente pienso que lejos de perder peso específico todo lo presencial ha tomado una dimensión que hasta ahora no era necesario plantear.

Los nuevos ejecutivos, comerciales, técnicos, financieros, administrativos,… deben construir las relaciones profesionales con la base digital que dan los nuevos canales y herramientas para afrontar a continuación con mayor libertad y foco la base emocional de la relación.

Presencia Virtual

Las bases del nuevo encuentro presencial deberían ser:

Significación de la marca corporativa y personal para que nuestro interlocutor identifique favorablemente su interlocutor. Transmitir que hacemos, que somos, que logros tenemos, que posicionamiento fijamos, que proyección apuntamos,… será elementos base donde construir la relación

Anticipación de los contenidos que vayan a ser objeto del encuentro. Con ello facilitamos que nuestro cliente o potencial pueda usarlos para su información y preparación liberando tiempo de la reunión que antes era necesario como antecedentes de la misma. ¿Por qué explicar algo en una reunión a las 12:00 si nuestro interlocutor lo puede ver tranquilamente el dia anterior en un horario de su conveniencia? PDFs, PPTs, Videos, Testimonios,… serán material que transforman el tiempo en eficaz

Enfatizar emociones que una vez reconocidas por nuestro interlocutor serán catalizadoras de la relación. Construir valores como la Tranquilidad, Seguridad, Autoridad, Responsabilidad,… y sobretodo CONFIANZA serán estratégicos en el nuevo contexto de actuación presencial que planteo.

Enriquecer la relación con multicanales y multiherramientas es una exigencia profesional que debidamente sintonizada con el cliente sin duda será valorada. No hay solo un solo tipo de cliente, ni una única manera de relacionarnos

Mayor peso de la estrategia en el encuentro presencial debido que no es simplemente la ejecución de un discurso o de un método sino la incorporación de muchas variables que correctamente ejecutadas nos trasladas a otro nivel de relación. Es como si hasta ahora solo hubiera las tres dimensiones de la estancia donde se realizaba el encuentro y ahora existan “n” dimensiones:

Los preparativos de la reunión para crear la expectación necesaria en nuestro interlocutor

La estructura del discurso orientado a sorprender, captar la atención, diferenciar,…

El lenguaje verbal (español, catalán, gallego, euskera, inglés, francés, alemán,…)

El lenguaje no verbal (la forma de vestir, tatuajes, peinado, cuerpo sano,…)

El espacio (oficina, videoconferencia, desayuno, brunch, club,…)

Los medios (móvil, tablet, muestras,…)

Los nexos de unión con intereses, contactos, aficiones,… comunes como elementos de pertenencia

Los elementos que hagan tangible la reunión a lo largo del tiempo (memo resumen, fotografías, presentes,…

Plan de acción a corto como ejecución de las conclusiones tomadas

Actuación a largo plazo cómo recordatorio de las emociones generadas en el encuentro

Así pues, con todo ello quiero subrayar que las nuevas tecnologías parecen haber arrinconado las relaciones presenciales porque todo debe ser lo más eficiente e instantáneo posible y algo de razón hay en ello, sin embargo también revindico la relación presencial con una nueva dimensión adaptada los signos de los nuevos tiempos.

El promotor de los encuentros presenciales deberá tener muchas más virtudes que simplemente que estar presente y saber hablar, ese es el gran reto

Mucha suerte, muchos aciertos y buena presencia.

Ignasi Vidal Díez
Business Development Manager
SAGE Accountants

Derecho de autor: / 123RF Foto de archivo

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